Ключевые меры, которые должны предпринять компании в условиях пандемии

Глобальная пандемия COVID-19 вызвала шок сейсмических масштабов с беспрецедентными экономическими, человеческими и социальными последствиями. Прошлые спады и кризисы не подготовили компании к этой международной чрезвычайной ситуации. Несмотря на то, что на протяжении большей части прошедшего десятилетия главными темами были повышение гибкости и устойчивости, уникальный характер нынешней ситуации оставил многие компании неподготовленными. Пока еще нет моделей, позволяющих с уверенностью предсказать конечный исход этой ситуации. 

В период эпидемии чем больше угроз и рисков, тем больше правил должно быть установлено для планомерного преодоления возникающих трудностей. Исходя из нашего анализа ведущих практик транснациональных компаний с точки зрения планирования непрерывности бизнеса и управления чрезвычайными ситуациями и своих собственных действий в период пандемии мы сформулировали основополагающие меры для преодоления возникающих трудностей и непредвиденных ситуаций. 

Управление рисками

Организации должны незамедлительно сформировать команду по принятию решений в возникающих серьезных ситуациях, которая будет отвечать за постановку целей, разработку планов экстренного реагирования и обеспечение наиболее оперативного принятия решений в различных ситуациях. Для определения состава команды необходимо оценить сильные профессиональные стороны ее членов, привлечь специалистов с учетом специфики деятельности компании. 

Компании должны провести тщательную оценку всех рисков, включая проблемы, связанные с персоналом, аутсорсингом, взаимоотношением с государственными органами, общественностью и цепочкой поставок. По результатам оценки компания должна решить вопросы офисных помещений, производственных планов, закупок, поставок и логистики, безопасности персонала и финансовых ресурсов, а также многие другие проблемы, связанные с разработкой планов действий в чрезвычайных ситуациях и разделением труда. 

Организации должны определить и оценить договоры, исполнение которых может оказаться под вопросом, надлежащим образом уведомить связанные стороны для снижения потенциальных убытков и определения необходимости заключения новых договоров, а также сохранить доказательства, которые могут быть использованы в случае возможного предъявления гражданских исков. 

Информационная безопасность

Во время вспышки коронавирусной инфекции COVID-19 весь ИТ-мир столкнулся с уникальным вызовом в области информационной безопасности. По данным Национального координационного центра по компьютерным инцидентам в настоящее время злоумышленниками активно используется ситуация вокруг пандемии коронавируса для осуществления широкого спектра вредоносной деятельности. В основном это угрозы связанные с удаленным режимом работы (недостаточная защищенность удаленныхрабочих мест может являться причиной возникновения компьютерных инцидентов вкорпоративных и ведомственных информационных системах) и мошенничество (злоумышленники могут попытаться получить доступ к персональным данным пользователя или завладеть денежными средствами обманным путем).

Организации должны разработать надежные механизмы управления основными данными персонала. Они также должны создать планы своевременного реагирования в чрезвычайных ситуациях на уровне информационной безопасности, чтобы обезопасить и обеспечить стабильность осуществления деятельности. Необходимо наладить процесс исполнения дистанционными и штатными сотрудниками своих обязанностей, организовать круглосуточную поддержку как в удаленном, так и в штатном режиме для обеспечения бесперебойной работы серверных, сетей, систем, приложений и ресурсов. 

Персонал

Компаниям необходимо обеспечить гибкий график работы с использованием технических средств для обеспечения удаленной или дистанционной работы на необходимый период. По данным NeuroLeadership Institute виртуальная работа успешна, когда у людей есть чувство уверенности, автономии и взаимосвязи, в которых они нуждаются, и когда организации правильно используют инструменты, которые делают виртуальную работу эффективной. К ним относятся видеочаты и процессы, обеспечивающие совместную работу даже в удаленных условиях. При невозможности удаленной работы организация должна обеспечить безопасность рабочей среды путем обязательной уборки и дезинфекции рабочих мест. Компания должна освещать вопросы безопасности в период эпидемии, разрабатывать инструкции для сотрудников по самозащите и повышать их осведомленность в вопросах безопасности и предотвращения рисков. 

Клиенты

Эффективные коммуникации во время любого кризиса имеют решающее значение для поддержания доверия клиентов и сохранения позиций компании на рынке. Компании должны продолжать взаимодействовать с клиентами по нескольким каналам, укреплять приоритетность интересов клиентов и предоставлять информацию, позволяющую облегчить их проблемы. Надежная коммуникационная стратегия, которая четко определяет процесс и протоколы взаимодействия с широким кругом заинтересованных сторон (например, клиенты, контрагенты, регулирующие органы, третьи стороны, правительства, средства массовой информации) позволит избежать формирования негативного общественного мнения по причине совершения небрежных или непоследовательных действий и укрепить позитивный бренд организации. 

Инвесторы и акционеры

Пандемия рано или поздно закончится, и конкуренция среди компаний за инвесторов станет еще более серьезной, внимание общества к ответственному бизнесу будет больше, чем когда-либо. Надлежащее раскрытие корпоративной информации может укрепить имидж компании в глазах общественности. Компаниям особенно важно реализовывать программы корпоративной социальной ответственности с точки зрения охраны окружающей среды, развития общества, экономики и стабильности кадров, а также обеспечивать взаимодействие с сообществом и поставщиками. Организации должны оценивать потенциальное влияние и продолжительность эпидемии, корректировать планы и предоставлять информацию о предлагаемых мерах и результатах оценки акционерам или членам советов директоров. 

Конечно, никто не может точно предсказать будущее — и это особенно верно в то время, когда большая часть мира находится на паузе из-за пандемии. Но мы уверены в одном – в разрушительные времена отсутствие паники, четкие планы действий по адаптации к новым вызовам и сплоченная команда единомышленников имеют решающее значение. 

Статья подготовлена с использованием материалов Национального координационного центра по компьютерным инцидентам, NeuroLeadership Institute, Ernst & Young, KPMG и и Deloitte